Besked til grupperne for onlinemøder

Følgende besked er den 31. august 2022 sendt fra ACA Danmarks Servicegruppe til ACA online grupperne om ændringer i forhold til at linke til mødeguides:

“Kære Online ACA gruppe

Denne mail sendes som en orientering om de ændringer I som gruppe for et onlinemøde kan forvente i forhold til at linke til gruppernes mødeguides på ACA Danmarks mødeliste. Disse ændringer er besluttet på servicegruppemødet (SGM) i maj 2022.

Baggrund for ændring:
Servicegruppens (SG) besluttede som følge af Covid-19 restriktionerne i foråret 2020 at tilkøbe to Zoom konti, som samtidigt indebar et tilbud til det danske ACA Fællesskab om at gøre brug af disse Zoom konti til online møder mv. i det omfang, at der var plads til det.

Vi så derfor en stor stigning i danske onlinemøder, hvilket naturligvis er dejligt.

De mange nye onlinemøder fik, som en slags ‘nødprocedure’, lagt deres respektive mødeguides på mødelisten. Det har dog med tiden vist sig at være rigtigt uhensigtsmæssigt, især for de møder, hvor niveauet af service er begrænset eller ikke-eksisterende, helt konkret set ved at ingen påtager sig at ”åbne” og lede mødet.

SG og Webmaster har gentagne gange siden opstarten med møder via vores Zoom konti modtaget klager over onlinemøder, hvor der pga. manglende service ikke var betroede tjenere (f.eks. mødeleder) til stede ved mødets start. Klagerne har blandt andet drejet sig om utryghed om mødets status, særligt blandt nykommere. Derudover var der meldinger om onlinemøder, hvor der ikke blev afholdt regelmæssige forretningsmøder med fordeling af serviceposter.

Problematikken har således været vendt på flere Servicegruppemøder.
Læs mere i referaterne, som I finder i Servicegruppens Arkiv:
https://www.aca-danmark.dk/servicegruppen/servicegruppens_arkiv/

Der er pt. 12 onlinegrupper, der anvender en af ACA Danmarks to Zoom konti.

Data fra de to Zoom konti opdateret prr. dagsdato viser, at der den sidste måneds tid kun er tre ud af de 12 grupper, der anvender ACA Danmarks Zoom konto, hvis møder kører stabilt uge for uge.

For de resterende 9 grupper, er der 7 grupper, som en eller flere gange inden for den sidste måned slet ikke har afholdt møde, vel at mærke uden af få en aflysning lagt på mødelisten.
Derudover er der for 6 af grupperne startet et eller flere møder, men kun for en kort periode (max 7½ min.), formentlig fordi ingen ville/kunne påtage sig rolle som mødeleder.

På baggrund af de modtagne klager, diskussioner på SG om onlinemøder og problemer med stabil service, samt dokumentationen fra Zoom, som Webmaster løbende har holdt øje med, ser SG derfor den nuværende procedure, hvor der linkes til gruppernes mødeguide fra mødelisten, som et brud på 4. og 5. tradition, om gruppernes ansvar og formål. At have links til mødeguiden for onlinemøde liggende på hjemmesiden, svarer omtrent til, hvis et fysisk møder har hængt mødemappe/-bog direkte på døren til mødelokalet og undladt at låse døren, med en forventning om, at dem, der møder op, selv finder ud af det. Til sammenligning kan det oplyses, at der ikke ligger links til mødeguides på ACA WSO’s mødeliste for de udenlandske onlinemøder. Typisk skal man også kontakte gruppens kontaktperson for at få Zoom login oplysningerne.

På SGM i maj 2022 blev der derfor stillet forslag om, at der, efter en 3 måneders varsling, ikke længere linkes til gruppernes mødeguide på mødelisten, hvilket SG vedtog. Der sendes dog først direkte besked ud online grupperne nu, da der ikke ønskedes en overgangsordning hen over sommerferieperioden.

Derfor vil links til gruppernes mødeguides fra 1. december 2022 blive fjernet fra mødelisten.

På denne måde bliver ansvaret igen lagt tilbage til grupperne, sådan som 4. tradition lægger op til, nemlig at grupperne er selvstyrende i forhold til gruppens egne interne beslutninger.

Med den 3 måneders varsling har grupperne mulighed for at finde sin egen ordning for deling af mødeguide. Til inspiration kan det oplyses, at andre onlinegrupper anvender en af de flere gratis onlineplatforme som findes, f.eks. WhatsApp, Messenger, Gmail eller Signal, eller Slack (sidstnævnte anvender ACA WSO til deling af dokumenter), som giver mulighed for gruppens medlemmer/betroede tjenere at dele gruppens dokumenter, så som mødeguide, forretningsmødereferater, mv. Andre opretter deres egen hjemmeside, som de selv bekoster og vedligeholder.

Det skal understreges, at de direkte Zoom links, som giver adgang til Zoom møderummet, ikke bliver fjernet. Så vidt Webmaster og SG er orienteret, har de danske møder været forskånet for såkaldte Zoom bombers.

Såfremt der er spørgsmål eller behov for sparing, så kontakt gerne undertegnede.

På SG’s vegne

Mvh
Annette JK
Betroet tjener for ACA Danmark

  • Medlem af Sekretærudvalget
  • Medlem af Forretningsudvalget
  • Webmaster for ACA Danmark
  • Medlem af Hjemmesideudvalget”